Netiqueta en el Chat

María del Carmen Bernal

El chat, la webcam y los mensajes de voz son comunicaciones de forma sincrónica las cuales requieren de la aplicación de normas de netiqueta particulares a este medio de comunicación.

No abuso de emoticones.

Los emoticones o imágenes que se pueden usar en el chat son muy usados para expresar sentimientos o reforzar algunos comentarios.  Por supuesto que esto no es malo, lo malo es el exagerar en su uso. Es cierto que entre amigos se pueden dar diálogos exclusivamente con éstos, pero en diálogos o reuniones laborales o con personas con las cuales no se tiene suficiente confianza, es mejor limitar su uso y emplear únicamente el texto escrito.

No interrumpir el diálogo o cambiar abruptamente la conversación

Para un diálogo con sentido es necesario que se siga un hilo de conversación y no interrumpirlo con otros temas, una vez se haya concluido el tema  que se estaba tratando si se puede pasar a otro. Cuando es muy urgente tratar un asunto diferente, se debe escribir expresamente que se está cambiando el tema, por ejemplo: "Disculpen, un paréntesis para preguntar por el envío de los documentos solicitados ayer en talento humano, ¿Cuál es el número de su remisión?", se espera la respuesta y luego se continúa el diálogo en que se encontraban.

Cuando alguien está exponiendo un punto de vista y se aprecia o sabe que no ha terminado, no se debe interrumpir sino esperar a que continúe o termine de escribir. De igual forma cuando se está comentando algo que es muy extenso se puede hacer en varias partes dejando al final de cada intervención puntos suspensivos lo que significa que continuará escribiendo para publicar y completar el tema, la otra(s) persona(s) deben esperar a que termine para así responderle o intervenir de nuevo.

Cuando es una reunión de más de cuatro personas las cuales han sido citadas para discutir el tema A, no es correcto cruzar conversaciones, es decir que dos de ellas estén conversando tratando el tema B, y que las potras dos personas dialoguen sobre un tema C, cuando esto ocurre, puede darse que se pierda el interés en el tema central, para este caso el tema A, por tanto se recomendaría que si los cuatro participantes están tratando el tema A en una reunión en chat y, dos de las personas  requieren tratar el  tema  B y las otras dos

el tema C, entonces lo mejor es que abran un chat aparate para tratar el tema B (por las dos personas interesadas en éste) y otro para tratar el tema C (por las dos personas interesadas en ese).

Enviar documentos adjuntos solamente a los interesados

Cuando en una  reunión o conferencia en chat se menciona o solicita un documento, si éste no es de interés o pertinencia para todos los que participan en la reunión, se debe enviar solamente al o a los interesados, para ello existe la opción de seleccionar los destinatarios.

Solicitar autorización para llamar

Cuando se está en un diálogo en chat y éste tiene la opción de llamada o webcam, si se desea llamar o ver a la  persona es necesario primero preguntar o hacer la solicitud, nunca llame sin haber preguntado, pues es posible que el interlocutor no cuente con los dispositivos para tal fin (le falta la diadema con auriculares para escuchar y micrófono para responder, se encuentra ocupado, no está en un sitio para guardar la discreción que una conversación requiere o, simplemente no desea recibir ni contestar ese tipo de llamadas).

Tampoco use el timbre de llamada para llamar la atención en el chat, es un uso de mala educación y muestra bastante desconsideración al acosar para que le respondan.

Citar previamente a reunión

Así sea de dos personas, se recomienda toda reunión ser citada por un medio, en especial por correo electrónico, se menciona el tema o agenda del día, hora de inicio y duración u hora de finalización, invitados o asistentes y medio que se usará si es chat el nombre de la reunión y si es webconference dirección y protocolo para ingreso.  Esta citación debe hacerse con suficiente tiempo de anticipación, dependiendo del tipo de población en que se convoca, debe hacerse mínimo con 24 horas de anticipación.
Los invitados responderán a quien convoca dándose por enterados y manifestando si asistirán.

Conectar y mantener conectados a todos los invitados durante toda la reunión 

Se entiende que todos los invitados o convocados a la reunión asistirán si no han manifestado lo contrario respondiendo a la citación. En concordancia con esto, todos se conectarán al chat de la reunión.

De no asistir, así no estén conectados se vincularán al chat de la reunión con el fin de que se informen de los discutido en esta.

Si es una webconference se grabará y enviará la dirección de la misma para que quienes no pudieron asistir se informen, de igual forma esta grabación se guarda para ser soporte del acta de la misma reunión.


Disponer del espacio y los elementos necesarios para la comunicación
Si la comunicación será de voz y/o video es necesario que se disponga de lo necesario para ello. Un espacio donde no haya ruido que interfiera y que no sea interrumpido, si su oficina o sitio de su equipo en que establecerá la comunicación está al lado de otras personas, se recomienda avisar a éstas que se conectará para que entiendan su conversación o mejor si puede retirarse a un sitio donde no interrumpa a sus compañeros. Esta recomendación se hace también con el fin de guardar la confidencialidad de la comunicación si las demás personas no tienen relación con lo tratado. Igual cuidado se debe considerar y no realizar este tipo de reuniones desde lugares públicos donde personas extrañas se pueden enterar de temas muy particulares a usted y a sus amigos y/o empresa.

Disponga de diadema o audífonos y micrófono suyos, estos elementos son personales y no es recomendable que solicite prestados los de otra persona ni que preste los suyos, asegúrese de comprar unos de buena calidad lo cual le asegura entender muy bien y hacerse entender.

Borrar lo que por error se publicó

Aunque ahora algunos chat ofrecen esta la opción de borrar mensajes luego de haber sido publicados, no es recomendable ya que puede despertar suspicacias o no ser visto bien por los receptores de la comunicación en el chat, por tanto y de ser exclusivamente necesario se puede borrar, de otra parte una vez se borra o antes de borrar se explica que por error ha escrito algo que no correspondía a este diálogo o reunión y que ofrece disculpas  y con mucha vergüenza procederá a borrarlo.

Hacer un acta de la reunión

Cuando sea necesario se recomienda hacer un acta de la reunión en ella se tratará: fecha,  hora de inicio, tema o agenda, invitados o asistentes, principales puntos tratados al respecto de la agenda, conclusiones o consensos a que se llegó, asuntos pendientes que quedan de la reunión y conclusiones, hora de finalización.

La elaboración del acta estará a cargo del asistente de quien convoca o de ser un grupo se rotará su elaboración. Una vez se socializa el acta se puede enviar copia como evidencia.

Si es una reunión  laboral de dos personas, se envía copia del acta al jefe inmediato.

En general la comunicación sincrónica se debe tratar con todas las normas de netiqueta a fin de mantener  buenas relaciones y ambiente amable de compañeros y amistad entre las personas que usan estos medios.